Interpelacja w sprawie kwalifikowania wynagrodzeń naukowców pełniących funkcje kierownicze w uczelniach i instytutach naukowych, lecz wykonujących w projektach FENG wyłącznie udokumentowane zadania badawczo-rozwojowe

Na podstawie art. 192 Regulaminu Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej składam interpelację w sprawie zasad kwalifikowania wynagrodzeń osób, które pełnią funkcje kierownicze w strukturach uczelni, instytutów Polskiej Akademii Nauk lub instytutów badawczych, lecz w konkretnym projekcie programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021–2027 nie wykonują czynności zarządczych, nadzorczych, koordynacyjnych ani administracyjnych, tylko bezpośrednio prowadzą prace badawczo-rozwojowe.

Na wstępie należy wyraźnie zaznaczyć, że przedmiotem interpelacji nie są wynagrodzenia za faktyczne zarządzanie projektem, jego rozliczanie, monitorowanie ani obsługę prawną, finansową lub administracyjną. Tego rodzaju czynności mogą być zasadnie finansowane z kosztów pośrednich. Problem dotyczy wyłącznie dającej się jednoznacznie wyodrębnić, zmierzyć i udokumentować części pracy naukowej wykonywanej przez osobę, która równocześnie, poza projektem, pełni funkcję organizacyjną w swojej jednostce.

Obecna dokumentacja niektórych naborów FENG oraz wyjaśnienia Narodowego Centrum Badań i Rozwoju przyjmują bardzo szeroką interpretację. Jeżeli dana osoba wykonuje jakiekolwiek zadania związane z zarządzaniem, nadzorem lub koordynacją nie tylko projektu B+R, lecz także organizacji będącej beneficjentem albo członkiem konsorcjum, całe wynagrodzenie tej osoby związane z projektem ma być rozliczane wyłącznie w kosztach pośrednich, niezależnie od skali funkcji kierowniczej i niezależnie od tego, że w projekcie osoba ta wykonuje wyłącznie zadania badawcze. NCBR wskazuje wprost, że reguła ta obejmuje m.in. dziekana, prodziekana oraz kierownika katedry lub zakładu. Ze względu na użycie formuły „jakichkolwiek zadań” interpretacja może obejmować również inne funkcje akademickie i naukowe, w tym dyrektorów instytutów, kierowników laboratoriów, prorektorów, a także osoby określane jako kierownicy projektu lub kierownicy B+R.

Jednocześnie w tych samych dokumentach przyjęto, że wynagrodzenie personelu projektu jest kosztem bezpośrednim w zakresie i przez okres faktycznego zaangażowania w prace B+R. Ogólne „Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027” przewidują natomiast, że jeżeli stosunek pracy pracownika jedynie częściowo obejmuje zadania projektowe, należy te zadania wyodrębnić w umowie, porozumieniu, zakresie czynności lub opisie stanowiska, a koszt wynagrodzenia powinien odpowiadać proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w projekt. Koszty pośrednie są z kolei ujmowane jako koszty, których nie można bezpośrednio przypisać do głównego celu projektu. Powstaje zatem istotna sprzeczność interpretacyjna między kryterium funkcjonalnym – odnoszącym się do rzeczywiście wykonywanej pracy – a kryterium opartym wyłącznie na formalnym statusie pracownika w strukturze beneficjenta.

W przypadku badań naukowych charakter czynności może być wykazany w sposób szczególnie przejrzysty. Karty czasu pracy lub równoważne ewidencje mogą wskazywać dzień, liczbę godzin, numer zadania lub pakietu roboczego oraz konkretną czynność, np. zaprojektowanie doświadczenia, prowadzenie pomiarów, wykonanie analizy laboratoryjnej, opracowanie algorytmu, analizę statystyczną, interpretację wyników albo przygotowanie dokumentacji technologicznej. Ewidencję tę można powiązać z zakresem obowiązków, protokołami badań, dziennikami laboratoryjnymi, zbiorami danych, raportami z zadań i rezultatami projektu. Taki system pozwala zweryfikować zarówno rzeczywiste wykonanie pracy B+R, jak i wykluczyć wykazywanie tych samych godzin jako czasu przeznaczonego na zarządzanie lub administrację.

Przyjęcie niewzruszalnego założenia, że formalne pełnienie funkcji kierowniczej zmienia charakter każdej czynności wykonywanej przez pracownika, jest szczególnie problematyczne w nauce. Funkcje kierowników katedr, zakładów, laboratoriów, instytutów, dziekanów czy prorektorów są często powierzane naukowcom o najwyższym dorobku i unikatowych kompetencjach. Są to nierzadko twórcy koncepcji badawczej, autorzy chronionego know-how, specjaliści dysponujący wieloletnim doświadczeniem w konkretnej metodzie lub technologii, a w praktyce osoby trudne albo niemożliwe do zastąpienia bez obniżenia jakości i zwiększenia ryzyka realizacji projektu.

Wyłączenie możliwości finansowania ich udokumentowanej pracy naukowej z kosztów bezpośrednich może prowadzić do rezygnacji z udziału najlepszych specjalistów, sztucznych zmian funkcji organizacyjnych albo zastępowania ekspertów osobami o słabszych kompetencjach. Pozostaje to w napięciu z celem FENG, jakim jest wspieranie ambitnych i wysokiej jakości prac badawczo-rozwojowych.

Problem ma również wymiar finansowy. W analizowanych naborach koszty pośrednie prac B+R są rozliczane ryczałtem w wysokości 25% określonej podstawy kosztów bezpośrednich. Kwota wyliczona ryczałtowo jest traktowana jako poniesiona, a beneficjent nie ma obowiązku dokumentowania poszczególnych wydatków.

Z tej ograniczonej puli mają być finansowane m.in.:

– wynagrodzenia personelu zarządzającego, rozliczającego, monitorującego i administracyjnego, – delegacje i inne koszty wyjazdów, – utrzymanie powierzchni biurowej, – energia elektryczna i cieplna, gaz, woda, opłaty przesyłowe i odprowadzanie ścieków, – usługi pocztowe, telefoniczne i internetowe, – materiały biurowe, – ochrona i sprzątanie, – informacja i promocja projektu.

Nakaz pokrywania z tej samej puli całego wynagrodzenia wybitnego naukowca tylko dlatego, że pełni funkcję organizacyjną poza projektem, może faktycznie pozbawić projekt środków na niezbędne koszty ogólne i administracyjne.

Szczegółowego wyjaśnienia wymaga również powoływanie się na ryzyko podwójnego finansowania. Ryczałt kosztów pośrednich nie identyfikuje konkretnej osoby ani konkretnej kwoty jej wynagrodzenia. Jeżeli do kosztów bezpośrednich przedstawiana jest wyłącznie część wynagrodzenia odpowiadająca udokumentowanym godzinom pracy badawczej, a czynności zarządcze i administracyjne są z tej ewidencji wyłączone, nie jest oczywiste, jaki konkretnie ten sam wydatek miałby zostać sfinansowany po raz drugi.

Jeżeli metodologia ustalenia stawki 25% zakłada, że ryczałt obejmuje całość wynagrodzeń wszystkich osób pełniących jakiekolwiek funkcje kierownicze, również w części odpowiadającej ich pracy badawczej, metodologia ta oraz dane, na których ją oparto, powinny zostać ujawnione i poddane ocenie pod kątem proporcjonalności. Samo ogólne powołanie się na ryzyko podwójnego finansowania nie wskazuje bowiem, gdzie i w jaki sposób miałoby dojść do dwukrotnego pokrycia tego samego, możliwego do zidentyfikowania wydatku.

Dodatkowe wątpliwości budzi niespójność widoczna w opublikowanych odpowiedziach NCBR. Osoba będąca kierownikiem katedry u beneficjenta ma być wyłączona z kosztów bezpośrednich nawet wtedy, gdy wykonuje wyłącznie prace B+R, natomiast pełnienie analogicznej funkcji w podmiocie niebędącym beneficjentem nie wyklucza rozliczenia jej jako personelu projektu u innego podmiotu. O kwalifikowalności wydaje się więc rozstrzygać nie rodzaj pracy, ale formalna relacja funkcji organizacyjnej z beneficjentem.

PARP podała ponadto, że zmiany w Przewodniku kwalifikowalności wydatków z marca 2026 r. wynikały z uzgodnień z Komisją Europejską. Publicznie dostępny komunikat nie przedstawia jednak treści tych uzgodnień ani nie pozwala ustalić, czy Komisja Europejska wymagała aż tak szerokiej reguły, odnoszącej się do całości wynagrodzenia ww. osoby i wykluczającej możliwość jego proporcjonalnego rozliczenia.

Mając powyższe na uwadze, proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

Proszę o udzielenie odrębnej odpowiedzi na każde z powyższych pytań oraz o dołączenie dokumentów i analiz, na które powołują się ministerstwo, NCBR i PARP. Ze względu na trwające nabory i realizację projektów FENG sprawa wymaga pilnego, jednolitego i publicznego wyjaśnienia.

Z poważaniem

Poseł na Sejm RP

Piotr Uruski